Artikelen

Aangetekend e-mailen

Belangrijke documenten digitaal verzenden

Wanneer je belangrijke documenten verstuurt waarvan je zeker wilt weten dat ze bij de ontvanger aangekomen zijn, is een 'normale' e-mailflow niet voldoende. Je kunt het je namelijk niet veroorloven dat een e-mail met gevoelige gegevens, facturen, polissen, enzovoorts zomaar op straat komt te liggen. Met aangetekende e-mails los je dat probleem op.

Wat zijn aangetekende e-mails?

  • Goedkoper alternatief voor post
  • Veilig en overzichtelijk proces voor verzender en ontvanger
  • Onweerlegbaar juridisch bewijs

Goedkoper alternatief

Aangetekende e-mails zijn hét alternatief voor de aangetekende brievenpost: gemakkelijker, betrouwbaarder én goedkoper. Waar het bij brievenpost vaak aankomt op mensenwerk (en dus ook soms niet aankomt), neemt de digitale aangetekende e-mail die onzekerheid weg. Doordat e-mail een digitale uitwisseling van berichten is en de post veel arbeid vergt, scheelt het verzenden van aangetekende e-mails ook nog eens heel veel in kosten. Zo verstuur je een aangetekende e-mail voor dezelfde prijs als een reguliere e-mail, terwijl een aangetekende brief begint bij €8,80.

Veilig proces

Het verzenden van aangetekende e-mails gebeurt extra veilig. Door de inhoud te versleutelen, kan er ‘onderweg’ niet met de inhoud van de e-mail geknoeid worden. Aangetekende e-mails bieden dus voor zowel de verzender als de ontvanger een stuk zekerheid over de e-mail. Voor de verzender is het grootste voordeel dat hij inzicht heeft in de aflevering van de e-mail en voor de ontvanger geldt dat hij met zekerheid kan aannemen dat de e-mail écht afkomstig is van de genoemde verzender én dat de inhoud van het bericht niet is gewijzigd. Bovendien waarborgt het voor beide partijen de veiligheid van de verzonden data.

Juridische status

In Nederland heeft de aangetekende e-mail dezelfde juridische status als de aangetekende post. Ontvangers van aangetekende post geven als bewijs van ontvangst een handtekening af, terwijl de aangetekende e-mail door middel van open en click tracking bewijs levert van ontvangst en opening van het bericht. Wanneer de ontvanger van een aangetekende e-mail ontkent dat hij/zij de e-mail heeft ontvangen en daardoor de factuur niet heeft betaald of het contract niet heeft ondertekend, heeft de verzender juridische bewijslast dat hier wel degelijk sprake van is.

Aangetekend e-mailen met Flowmailer

Het verzenden van aangetekende e-mails bestaat uit een aantal stappen. Voor de ontvanger van een aangetekende e-mail ziet het proces er doorgaans als volgt uit:

  1. De ontvanger krijgt een e-mail met de boodschap:  "Er staat een bericht voor u klaar over uw factuur".
  2. In de e-mail kan de ontvanger klikken op Open bericht
  3. Achter deze link schuilt de originele e-mail, waarin de benodigde data of documenten te vinden zijn.

In Flowmailer kun je zelf gemakkelijk aangetekende e-mail-flows in elkaar klikken. Hiermee kun je van elke e-mail een aangetekende e-mail maken, zonder daarvoor ingewikkelde integraties uit te voeren. De meest gemakkelijke manier is om in een Flow je bericht te archiveren en daarna een template toe te passen, gevolgd door tracking-opties. Hierdoor kun je het originele, belangrijke bericht opslaan als webversie (archief), omvormen tot aangetekende e-mail (nieuw template waarin je verwijst naar webversie) en volgen met open en click tracking.

Aangetekende e-mails op maat

Door aangetekende e-mails vanuit het Flowmailer-platform te verzenden, geef je jouw aangetekende e-mails dezelfde look & feel als al je andere transactionele e-mails. In tegenstelling tot partijen waarbij je via-via e-mailt en de zichtbare afzender die partij is, worden aangetekende e-mails via Flowmailer gewoon uit jouw naam en in jouw huisstijl afgeleverd. Dat doen we door in jouw Flowmailer-omgeving de aangetekende e-mail feature op maat aan te bieden. Geen standaardoplossing, maar op jouw wensen aangepast.

De oplossing op maat van Flowmailer stelt je ook in staat om digitale handtekeningen te kunnen vragen, bijvoorbeeld voor ondertekening van petities of offertes, of het aan kunnen vinken van verschillende opties binnen een document. Alle stappen die je vervolgens laat uitvoeren door Flowmailer, kun je gemakkelijk terug laten koppelen aan je bronsysteem: Zo weet je precies wat er met je e-mails vanuit elk bronsysteem gebeurt.

Snel en veilig afgeleverd

Bij Flowmailer doen we er alles aan om jouw (transactionele) e-mail zo snel en veilig mogelijk af te leveren in de inbox van jouw ontvanger. Dat doen we door volledige focus op deliverability: een razendsnelle en volledig gecontroleerde infrastructuur, koppelingen zonder synchronisatie en e-mailauthenticatie door SPF, DKIM en DMARC. Zo kunnen we ook garanderen dat jouw aangetekende e-mails binnen no-time afgeleverd worden.

Meer over de betrouwbaarheid van Flowmailer »

⏴terug naar artikelen