Hoe werkt SMTP? Een simpele uitleg voor niet-techneuten

E-mail is al jaar en dag een van de meest gebruikte vormen van digitale communicatie. Dat hoeven we jou natuurlijk niet te vertellen, maar toch heeft ‘e-mail’ ook voor de doorgewinterde marketing professional nog geheimen te over. Heb je je bijvoorbeeld ooit afgevraagd hoe het nou precies werkt, wanneer je op ‘Verzenden’ klikt? In dit blog hebben we het over het Simple Mail Transfer Protocol, afgekort: SMTP. 

Wat is het Simple Mail Transfer Protocol eigenlijk? 

Het Simple Mail Transfer Protocol (hierna: SMTP) is eigenlijk niet meer dan een setje regels die wordt gebruikt om e-mails tussen mailservers, specifiek die van jou en die van je ontvanger, te versturen. Het heet dan ook niet voor niets ‘Simple’. Toch is SMTP de ruggengraat van het e-mailsysteem en zonder SMTP zou de uitwisseling van e-mails niet mogelijk zijn. Ongeacht het type e-mail dat je stuurt of via welke manier je dat doet, uiteindelijk praten er twee mailservers met elkaar in een taal die we SMTP noemen. 

Hoe ‘praten’ mailservers met elkaar? 

Zoals bij feitelijk alle online interacties, speelt er een hoop op de achtergrond wat we niet kunnen zien. SMTP is daar geen uitzondering op. Het is een korte interactie tussen jouw mailserver – althans, die van de tool waarmee je e-mails verzendt – en die van je ontvanger, bijvoorbeeld Outlook of Gmails mailserver. In die interactie meldt jouw mailserver zich netjes aan bij de ontvangende partij (met ‘HELO’), houdt z’n praatje, en sluit af met ‘QUIT’. Zo’n interactie ziet er ongeveer zo uit, wanneer je naar een klant met een Gmail-adres een e-mail stuurt: 

Wat staat er in een SMTP-interactie? 

Zoals je in bovenstaand voorbeeld kunt zien, is een interactie tussen mailservers typisch kort maar krachtig. Toch staan er een paar zaken in deze interactie die nog wel wat uitleg kunnen gebruiken. Laten we vooropstellen dat dit een geslaagde interactie is, dus waarbij de mail is goedgekeurd door Gmail. Dat kun je zien aan de herhalende 250 OK, wat betekent dat de server van Gmail de berichten van jouw server goedkeurt.  

Die 250 is één van de vele getallen die in een interactie voor kunnen komen. Naast getallen komen ook veel termen voor, zoals ‘HELO’, ‘MAIL  FROM’, ‘RCPT TO’, ‘DATA’, en ‘QUIT’. Hier dieper op ingaan, gaat voor dit blog wat ver. Mocht je meer willen weten over welke data en welke getallen er in een SMTP-interactie voor kunnen komen, dan kun je daar het beste de RFC (Request for Comments) documenten op naslaan: Hier vind je de getallen en hier vind je de beschikbare data.  

Waarom je als marketeer SMTP moet begrijpen 

Toegegeven, SMTP is niet het leukste onderdeel van e-mail. Het is een relatief oud protocol dat de nodige upgrades nodig heeft gehad om veilig te werken. Toch is het, zeker wanneer je met Spotler SendPro aan de slag gaat, goed om te weten wat SMTP is. Want naast dat het een API-platform is, kun je ook tools die met dit protocol praten aan SendPro hangen. Dan spreken we van een SMTP relay. 

Wat is een SMTP relay? 

Een SMTP relay is simpelweg het doorgeven het e-mailbericht aan een tussenpartij, die vervolgens de afhandeling verder verwerkt. Relay betekent dan ook ‘aannemen en weer doorgeven’ en dat is in de kern precies wat een SMTP relay doet. 

De voordelen van een SMTP relay ten opzichte van een eigen SMTP gebruiken 

Zoals eerder gezegd stuurt elke tool die e-mails voor je verzendt de e-mails via het SMTP-protocol. Of het nu om je CRM gaat, een ERP, of een andere tool, uiteindelijk gebruiken ze allemaal hetzelfde protocol. De ene tool heeft zelf een SMTP-proces draaien, een ander besteedt het by default uit. Echter, je hebt nu allerlei tools die zelfstandig e-mails sturen, waarover jij als marketing professional weinig – tot geen – controle over hebt. Een belangrijk voordeel van een SMTP relay is dus: inzicht creëren. Maar er zijn nog wel wat voordelen aan het gebruik van een SMTP relay. 

Betere afleverratios

Met een wirwar van e-mails die allemaal via verschillende tools verstuurd worden, heeft elke tool een eigen reputatie opgebouwd – en die kan nog wel eens variëren. De kans dat je e-mails in de inbox belanden, is dus per tool verschillend. Met een SMTP relay als Spotler SendPro weet je zeker dat al je e-mails aankomen.  

Alles is aanpasbaar

Met één platform voor al je e-mails, krijg je ook controle over hoe die e-mails eruit moeten zien. Waar je met allerlei losse tools moet hopen op een e-mail editor, kun je met Spotler SendPro al je e-mails in je eigen huisstijl laten verzenden. Zelfs je afzendergegevens kun je aanpassen. Zo vergroot je de geloofwaardigheid en professionele uitstraling van je e-mails. 

Geavanceerde tracking en analytics

SMTP-servers bieden gedetailleerde tracking en analytics voor je e-mails, waaronder open rates, click-through rates en conversiepercentages. Mocht je transactionele e-mail gebruiken voor, bijvoorbeeld, upsell, krijg je inzicht in de effectiviteit van je e-mailcampagnes en kun je beter data-driven beslissingen nemen. 

Schaalbaarheid

Een laatste groot voordeel aan een SMTP relay is dat deze ontworpen zijn om grote hoeveelheden e-mails te verwerken, waardoor een relay geschikt is voor alle e-mailvolumes, groot en klein. Of je nu heel weinig of juist heel veel e-mails stuurt, je geniet van alle voordelen die een SMTP relay te bieden heeft.  

Als marketeer aan de slag met SendPro als SMTP relay 

Wanneer je denkt aan SMTP (relay) dan zul je dat misschien niet als eerste met marketing associëren. Niet zo gek, want de verantwoordelijkheid voor e-mailverkeer ligt vrij zelden bij marketing op het bordje. Toch is het niet onverstandig om eens te kijken naar welke kansen je nog onbenut laat bij e-mails die nu door andere tools worden verzonden.  

Het begint allemaal bij inzicht. Heb je al inzicht in alle e-mails die je bedrijf verzendt? En zo ja, heb je ook de controle over hoe die e-mails eruitzien? Als het antwoord op één van die vragen ‘nee’ is, dan is het als marketeer al heel veel waard om juist al die ongeorganiseerde e-mails eens te centraliseren.  

Direct inzicht in je e-mailstromen krijgen?

Probeer SendPro dan 30 dagen gratis en neem de controle over je e-mails terug.