Woordenlijst

Bounce

Als een e-mail niet kan worden bezorgd zal de mailserver die het bericht afhandelt, meestal, een bericht terugsturen naar de afzender. Bounces correct afhandelen kan best lastig zijn. Er zijn weliswaar standaarden over hoe bounces zouden moeten worden opgebouwd, maar hier houden in de praktijk te weinig mensen zich aan. Anderen sturen zelfs bewust verwarrende boodschappen retour om het spammers lastig te maken. Flowmailer probeert al deze retourberichten correct te herkennen zodat u als gebruiker een betrouwbare conclusie te zien krijgt.

Bounces worden aangemaakt als 'hard' of 'soft'. Beide varianten betekenen dat uw bericht niet is afgeleverd en wij dat ook niet verder meer gaan proberen. In sommige gevallen is er dan een tijdelijk probleem, gerelateerd aan het bericht of de ontvanger (bijvoorbeeld mailbox is vol). We noemen dat een softbounce; latere berichten komen misschien weer wel gewoon aan. In andere gevallen is uw bericht niet afgeleverd en het is erg waarschijnlijk dat toekomstige berichten naar hetzelfde adres ook niet aan zullen komen (bijvoorbeeld omdat de mailbox niet bestaat). Zo'n bericht word als hardbounce geregistreerd en het bijbehorende adres wordt toegevoegd aan de filter lijst. Toekomstige berichten verzonden aan dat adres worden dan gefilterd door Flowmailer om uw reputatie als afzender te beschermen.

DKIM

DomainKeys Identified Mail (DKIM) is een techniek om e-mails te voorzien van een cryptografische handtekening die onzichtbaar is voor een normale ontvanger. Hierdoor kunnen ontvangende mailservers de legitimiteit van een bericht controleren door de handtekening te vergelijken met de instellingen van het afzenderdomein. Dit betekent dat een afzender in kan staan voor de echtheid van een namens haar organisatie verzonden bericht. Flowmailer voorziet alle verzonden e-mails van een eigen DKIM handtekening en stelt klanten daarnaast in staat om zelf ook nog te tekenen namens het eigen domein.

DMARC

DMARC Staat voor Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance. Het idee achter DMARC is dat u als afzender DMARC policy opgeeft in de DNS instellingen van uw domein en dit combineert met SPF en DKIM. Ontvangers kunnen dan de echtheid van de afzender in het From veld betrouwbaar controleren, om zo phishing tegen te gaan. Flowmailer ondersteunt DMARC door het instellen van Sender Identities. Laat het ons gerust weten als u ondersteuning wil bij het instellen hiervan!

Feedback loop

Veel grote e-mail aanbieders hebben een zogenaamd Feedbackloop programma. Groot volume verzenders zoals Flowmailer kunnen daarmee meldingen ontvangen over ontvangers die op de 'ongewenst' knop klikken (en hiermee soms de afzender als ongewenst markeren). Hierdoor kunnen wij het gedrag van onze klanten volgen en mogelijke configuratie- of veiligheidsproblemen snel herkennen. In veel gevallen worden toekomstige berichten aan dezelfde ontvanger in de spammap geplaatst of zelfs helemaal niet afgeleverd. Om uw reputatie als afzender te beschermen betekent dit dat we na zo'n spammelding berichten aan dezelfde ontvanger moeten filteren.

In de praktijk merken we echter dat sommige ontvangers berichten als ongewenst markeren, zonder dat ze verwachten (of willen!) dat die afzender helemaal geblokkeerd wordt. In dit gevallen staan we onze klanten toe om individuele ontvangers weer van het filter te verwijderen, zodat men weer kan proberen de inbox van die ontvanger te bereiken. Een goed advies is dan om uw ontvanger te vragen een vervolgbericht (wat waarschijnlijk in de spammap terecht komt) naar de inbox te slepen, om zo aan de provider aan te geven dat uw berichten in het vervolg toch wenselijk zijn.

Flow

Flows staan voor de verschillende berichtstromen die u naar uw ontvangers stuurt. Elke Flow heeft eigen rapportage en maakt het mogelijk om Flowsteps in te stellen. Zo kunt u berichten in elke berichtstroom op een andere manier laten behandelen door Flowmailer.

Flowstep

Als een bericht eenmaal is gesorteerd in een Flow, kunt u Flowsteps toepassen om het bericht te bewerken voordat het wordt afgeleverd aan de ontvanger. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld templates toe te passen, tracking toe te voegen of het bericht te archiveren.

SMTP

Praktisch alle e-mails in de wereld worden verzonden via het SMTP protocol. Dit protocol zorgt ervoor dat alle mailservers dezelfde taal spreken, zodat zij berichten kunnen uitwisselen. Flowmailer kan berichten aannemen via SMTP (met authenticatie), zodat uw software op dezelfde manier en zonder moeilijke aanpassingen e-mails kan verzenden als via een normale mailserver.

Source

Elke applicatie waarmee u e-mails wilt versturen via Flowmailer moet worden ingesteld als Source (ook wanneer u berichten via de REST API verzend). Alle Sources (bronsystemen) hebben eigen inloggegevens en kunnen worden beperkt tot bepaalde IP adressen. Hiermee kunt u op een veilige manier systemen toestaan om namens u e-mails te verzenden, zonder dat systeem of de beheerder daarvan toegang te hoeven geven tot uw Flowmailer Dashboard.

Template

Templates maken het mogelijk om uw berichten mooi op te maken, door ze te selecteren als Flowstep. We bieden ook ontwerp- en HTML omzettingsdiensten als uw specialisme niet ligt bij coderen voor e-mail. Flowmailer maakt gebruik van de goed gedocumenteerde Freemarker template engine om vrijwel al het denkbare intelligente en flexibele template gedrag mogelijk te maken. Flowmailer zelf voegt daar een aantal functies aan toe, specifiek voor e-mail. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om (delen van) inhoud uit het origineel aangeboden bericht te gebruiken of een 'lees online' toe te voegen.

Two-factor authenticatie

Heeft u wel een malware of spyware op uw computer gehad? Het overkomt de besten. Wat als zo'n nare browser toolbar uw Flowmailer logingegevens steelt? De aanvaller zou dan toegang verkrijgen tot alle berichten waar u via uw Flowmailer dashboard bij kunt. Gelukkig hebben we daar ook aan gedacht. Als u two-factor authenticatie inschakelt voor uw login ontvangt u na het invullen van uw gebruikersnaam en wachtwoord nog een extra eenmalig bruikbare code via e-mail. Deze extra laag van veiligheid houdt uw communicatie geheim, zelfs als uw login wordt gestolen.