Flowmailer Privacy Policy

Dutch Flag


This privacy policy applies to the usage of personal data by Flowmailer BV (Chamber of Commerce 62154885), hereafter called 'Flowmailer' or 'we'. Flowmailer processes personal data of her customers, prospects, and partners. We do this to help our customers as quickly and accurately as possible and to reach our professional goals. This privacy policy outlines how we handle personal information. Our policy regards Flowmailer's communication and service, with or towards (potential) customers and partners.

  1. What personal data do we process?
  2. Definition of personal data
  3. Cookies
  4. Why do we process personal data?
  5. Rights of the data subject

What personal data do we process?

For agreements with Flowmailer, registrations for email lists, demonstrations, trial accounts, price quotations et cetera through the Flowmailer website, we ask for your personal and professional details. These details can be combined with already gathered data via Flowmailer services or request forms, or via other companies. We use cookies and other technologies to get an impression of activities within our websites, emails, and services to offer an optimized experience.

Definition of personal data

Personal data are data you voluntarily leave on our website. This data can be private (yours) or professional (your organization's). Within this definition is all the public information on the internet. We process the following data from our website visitors:

  • Name & Address
  • Residence
  • Phone number
  • Email address & opt-ins for email lists
  • Gender
  • Company & Position
  • Contact history
  • Interests
  • Surf behavior
  • IP address / Social ID / Cookie ID
  • Public data gathered from the internet and social profiles
  • When you're receiving our emails, we register interactions (opens, clicks)

When you're a Flowmailer customer or use our software or service, we process the following additional personal data:

  • Invoice details
  • Payment details
  • Activities within our software and service


To continuously improve our website's usability and to adjust the contents of our communications, we use cookies. A cookie is a (temporary) text file that is placed on your desktop or mobile device. With cookies, we keep track of the surfing behavior of our visitors. Think of the duration of their visit, the amount of visited pages, geographical information, and the browser type.

Why do we process personal data?

We use personal data to deliver the services you demand, inform about our (or our partners') products and services, and to send you invitations to participate in researches or to events related to Flowmailer. Data from Flowmailer customers, users, or partners is used for sending updates on our software. Flowmailer processes your details for these purposes:

  • Execution of closed agreements, a.o. invoicing
  • Meet legal obligations (administration, retention, taxes)
  • Communicate with you through multiple channels (phone, post, email, social media, website, within our software), from a service as well as a marketing point-of-view
  • Tailor the contents of our communication to you, for example informing you about our new or complementary service
  • More adequately support you
  • Improve our software and service

Mandatory disclosure

In case we demand your personal details, we clarify per case the necessity of the disclosure and the (possible) consequences when data is not disclosed. Our base principle is that Flowmailer will never process more personal details than necessary for the given purposes.

Interchanging with third parties

Flowmailer never exchanges, sells, rents, or leases your personal details with or to third parties, unless we are legally obliged to disclose these data or when you give your permission to do so. In the execution of our services, we make use of service partners. These partners are not 'third parties', but 'data processors'. Processors do not use the data for their own purposes, and process data exclusively in agreement with Flowmailer.

Data within the EEA

Personal data are exclusively processed within the European Economic Area (EEA) or countries that cover adequacy decisions - i.e. decisions certifying 'adequate' standards in data protection.

Automated decision-making and profiling

Flowmailer does not use automated decision-making, nor profiling, based on personal data.

Retention period

We will not store your data any longer than necessary.

Security of personal data

Flowmailer took appropriate technical and organizational measures to protect data from loss or any other form of unlawful processing, among which:

  • Full ISO 27001 certification for all Flowmailer's processes and systems in our offices and on our platform. You can check our certificate's authenticity and scope on our auditor DNVGL's website.
  • DDMA Privacy Guarantee - this certification proves the careful and transparent way Flowmailer processes personal data, and that we act conforming to current privacy regulations. Following strict enforcement procedures, the DDMA judges if we comply with rigid rules and legal obligations.
  • Our website and software have SSL-certificates that guarantee our visitors and users that data are sent via HTTPS, encoding, and securing information.

Rights of the data subject

Information & Inspection

You have the right of gaining information and inspection on the personal data we process of yours. Alongside this, we will show you how and why we process these details.


You have the right to edit your personal data or even remove them if they are no longer valid, or if the processing is no longer or has never been legitimate.

Erasure and restriction of processing

You maintain the right to demand us to (partly) remove the personal data we gathered from you. In this case, we might not be able to delete all your data, because we still need some details for other purposes.


The right to object means you can object to the processing of your data. You have this right for all processes that are not based upon (1) your explicit permission, (2) its necessity regarding the execution of an agreement, (3) meeting legal requirements or (4) the protection of you or others' vital concerns.

When you object to using your data to inform you about our activities or similar - 'direct marketing' - processes, we will always agree. You can prevent the further receiving of (marketing) emails from Flowmailer, by clicking the 'Unsubscribe' link in every commercial email you receive from us. Your data will then no longer be used for direct marketing purposes.

When you object to other ways of processing your data, we will judge if we should honor your objection. It is then up to us to prove to you that we a legitimate concern in the processing of these data. When our judgment is in your favor, we will stop further processing of your data.

Data portability

You have the right to receive the personal data we gathered from you in a structured, commonly used, and machine-readable format. This right is only applicable to the information we process based on your permission or a closed agreement. Besides, this right applies only to digitally processed data. Any analog information is ruled out. You are free to hand over the data to another party.

Practicing these rights

Practicing your rights is free, except when misused. You practice your rights by reaching out to us.


In principle, we answer your questions/requests within one month. Should answering your question/request take more time than a month, we will inform you in time.


Flowmailer can demand further proof of your identity for all questions or requests. We do this to prevent disclosure of personal data to a wrong party or the incorrect changing of it or the way we process personal data. In the light of the quick handling of your request, we ask you to send us a copy of your ID in advance safely.

Individual judgment for every request

We want to point out that the rights described above are not absolute right. There can be conditions that make us ignore a request. Each application is judged individually on its own merits. In this case, we will communicate our reasons with you. The right to object to the usage of your data for direct marketing is absolute. We honor unsubscribes from our commercial messages in any way.


Flowmailer maintains the right to edit this privacy policy. Possible edits are made to this particular page. The most recent edits date from July 12, 2019. These edits are published on our website. Flowmailer can process your data for new purposes that are not yet announced in this privacy policy. In this case, we contact you before using your data, to keep you up to date on any edit to our policy. This notification also provides an opportunity for you to refuse the process.


Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Flowmailer B.V. (KvK 62154885), hierna aan te duiden als Flowmailer. Flowmailer (hierna: “wij”) verwerkt persoonsgegevens van haar klanten, prospects en partners. Wij doen dit om onze klanten zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken. In dit privacystatement leggen we uit waarom en op welke manier we je persoonsgegevens verwerken. Ons privacy beleid heeft betrekking op de communicatie en dienstverlening van Flowmailer met/aan (potentiële) klant en partnerrelaties.

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
  2. Cookies
  3. Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?
  4. Rechten van betrokkenen

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je een overeenkomst aangaat met Flowmailer en/of je jezelf registreert voor e-mailings en/of het aanvragen van informatie, demonstraties, testaccounts, prijsopgaven e.d. via Flowmailer websites, vragen wij je om persoonlijke en bedrijfsgegevens in te vullen. Deze gegevens kunnen worden gecombineerd met reeds eerder verkregen gegevens via andere Flowmailer services en/of aanvraagformulieren en van andere bedrijven. Wij maken gebruik van cookies en andere technologieën om een indruk te krijgen van je activiteiten binnen onze websites, e-mailings en services om je een optimale ervaring te kunnen bieden.

Onder persoonsgegevens verstaan we je persoonlijke gegevens die je vrijwillig achterlaat op onze website van jou en/of je organisatie. Hieronder valt ook alle openbare informatie die op internet beschikbaar is.Van bezoekers op onze website verwerken wij de volgende gegevens:

  • Name & Address
  • Residence
  • Phone number
  • Email address & opt-ins for email lists
  • Gender
  • Company & Position
  • Contact history
  • Interests
  • Surf behavior
  • IP address / Social ID / Cookie ID
  • Public data gathered from the internet and social profiles
  • When you're receiving our emails, we register interactions (opens, clicks)

Van klanten verwerken wij de volgende gegevens:

  • Invoice details
  • Payment details
  • Activities within our software and service


Om de gebruiksvriendelijkheid van onze website te verbeteren en om de inhoud van onze communicatie aan te passen, gebruiken wij cookies. Een cookie is een (tijdelijk) tekstbestand dat op je desktop of je mobiele apparaat wordt geplaatst. Hiermee houden wij surfgedrag bij van onze bezoekers. Hierbij kun je denken aan de duur van het websitebezoek, het aantal pagina’s dat wordt bezocht, geografische informatie en het browsertype.

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?

Wij gebruiken je persoonsgegevens, om de services te kunnen leveren waar je om vraagt. Bijvoorbeeld voor het versturen van (gepersonaliseerde) e-mailings waarvan wij denken dat het relevant voor je is. Wij gebruiken je gegevens om je te kunnen informeren over andere producten of services die worden aangeboden door Flowmailer en haar partners, en om je belangrijke uitnodigingen te sturen om deel te nemen aan onderzoeken of evenementen met betrekking tot het Flowmailer producten- en dienstenaanbod. Als je een klant, gebruiker of partner bent van Flowmailer, dan gebruiken wij je gegevens ook voor het informeren over software updates.

Je persoonsgegevens worden door Flowmailer verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • Voor het uitvoeren van de met jou gesloten overeenkomst(en), waaronder facturatie;
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (administratie- , bewaar- en belastingplicht);
  • Om met je te kunnen communiceren via verschillende kanalen (telefoon, post, e-mail, social, website, binnen onze software) vanuit zowel een service- als marketingoogpunt;
  • Om de inhoud van onze communicatie met jou aan te passen met datgene waarvan wij denken dat het voor jou relevant is. Bijvoorbeeld om je te informeren over nieuwe en/of aanvullende producten en/of diensten of de voor jou meest relevante advertentie te kunnen laten zien;
  • Om je te kunnen helpen met (support-) vragen;
  • Om onze software en dienstverlening te verbeteren.

Verplichte verstrekking

Wanneer wij je om persoonsgegevens vragen, dan maken wij per situatie kenbaar of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Flowmailer niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden

Wij verstrekken, verkopen, verhuren of leasen je persoonsgegevens nooit aan derden, tenzij we wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit zijn geen ‘derde ontvangers’ maar ‘verwerkers’. Deze verwerkers gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden en verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de opdracht van Flowmailer.

Gegevens binnen de EER

Je persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt binnen de Europees Economische Ruimte (EER) of landen waarvoor een adequaatheidsbesluit geldt.


We bewaren je persoonsgegevens niet langer dat noodzakelijk.

Beveiliging van persoonsgegevens

Flowmailer heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, waaronder:

  • Flowmailer is volledig ISO 27001 gecertificeerd voor alle processen en alle systemen op kantoor én op ons technisch platform. Je kunt ons certificaat in onze software bekijken. Op de website van de auditor DNVGL kun je de geldigheid én de scope van ons certificaat bekijken;
  • Flowmailer heeft officieel het DDMA Privacy Waarborg keurmerk ontvangen. Met dit keurmerk tonen we aan dat we persoonsgegevens op een zorgvuldige en transparante wijze inzetten, dat we op een correcte wijze omgegaan met persoonsgegevens die gebruikt (kunnen) worden voor reclamedoeleinden, en dat we handelen volgens alle geldende privacy regels. Aan de hand van een handhavingsreglement wordt door de DDMA beoordeeld of wij ons aan de strenge regels en wettelijke verplichtingen houden;
  • Onze website en software heeft een SSL-certificaat die bezoekers en gebruikers de garantie geven dat (persoonlijke) gegevens via browsers via HTTPS worden verzonden, waardoor informatie wordt gecodeerd en beveiligd.

Rechten van betrokkenen

Informatie en inzage

Je hebt het recht op informatie en inzage van de persoonsgegevens die we van jou verwerken. We vertellen je daarbij graag hoe en waarom we die gegevens verwerken


Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Vergetelheid en beperking

Je hebt het recht om aan ons te vragen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben geheel of gedeeltelijk te verwijderen. Het kan zijn dat we je persoonsgegevens niet volledig kunnen verwijderen, omdat we sommige gegevens nog wel moeten verwerken voor andere doeleinden. Bijvoorbeeld administratie of andere wettelijke verplichtingen.

Bezwaar (verzet)

Het recht van bezwaar houdt in dat je bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Je hebt dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) je expliciete toestemming, (2) de noodzakelijkheid ervan ten aanzien van de uitvoering van een overeenkomst (3) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (4) het beschermen van vitale belangen van jezelf of anderen. Wanneer je bezwaar maakt tegen het gebruik van je persoonsgegevens om je te informeren over onze activiteiten en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan honoreren wij dit altijd. Je kunt de verdere ontvangst van (marketing-) e-mails van Flowmailer voorkomen door de te klikken op de afmeld link in iedere commerciële e-mail die je van ons ontvangt. Je gegevens worden vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden gebruikt. Wanneer je bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van je persoonsgegevens, dan beoordelen wij of wij aan je bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan ons om aan te tonen dat we, ondanks je bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in je voordeel uitvalt, dan staken wij de verwerking van je gegevens.


Je hebt het recht om de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van je verwerken op grond van je toestemming of een met jou gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). Je bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Uitoefening van de rechten

Het uitoefenen van de rechten is voor jou kosteloos, behoudens misbruik. Je oefent de rechten uit door contact met ons op te nemen.


Wij zullen je vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van je vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij je hierover binnen een maand informeren.


Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van je identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Om de afhandeling van je verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we je dan ook op voorhand een kopie van je identiteitsbewijs op een veilige manier mee te zenden.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen je er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan je kenbaar maken. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.


Flowmailer houdt zich het recht voor dit privacy beleid aan te passen. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina doorgevoerd. De meest recente wijzigingen dateren van 12 juli 2019. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website. Flowmailer kan je persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacy statement. In dat geval nemen wij contact met je op alvorens je gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om je op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om je de kans te bieden je deelname te weigeren.


Flowmailer B.V.
Van Nelleweg 1
3044 BC Rotterdam
(+31) 10 307 45 50