Privacy beleid

Inleiding

Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Flowmailer B.V. (KvK 62154885), hierna aan te duiden als Flowmailer. Flowmailer (hierna: “wij”) verwerkt persoonsgegevens van haar klanten, prospects en partners. Wij doen dit om onze klanten zo goed mogelijk te helpen en onze doelstellingen te bereiken. In dit privacystatement leggen we uit waarom en op welke manier we je persoonsgegevens verwerken. Ons privacy beleid heeft betrekking op de communicatie en dienstverlening van Flowmailer met/aan (potentiële) klant en partnerrelaties.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer je een overeenkomst aangaat met Flowmailer en/of je jezelf registreert voor e-mailings en/of het aanvragen van informatie, demonstraties, testaccounts, prijsopgaven e.d. via Flowmailer websites, vragen wij je om persoonlijke en bedrijfsgegevens in te vullen. Deze gegevens kunnen worden gecombineerd met reeds eerder verkregen gegevens via andere Flowmailer services en/of aanvraagformulieren en van andere bedrijven. Wij maken gebruik van cookies en andere technologieën om een indruk te krijgen van je activiteiten binnen onze websites, e-mailings en services om je een optimale ervaring te kunnen bieden.

Onder persoonsgegevens verstaan we je persoonlijke gegevens die je vrijwillig achterlaat op onze website van jou en/of je organisatie. Hieronder valt ook alle openbare informatie die op internet beschikbaar is.

Van bezoekers op onze website verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam, adres, woonplaats
• Telefoonnummer
• E-mailadres, opt in voor e-mailings
• Geslacht
• Bedrijf, Functie
• Contactgeschiedenis
• Interesses
• Surfgedrag
• IP adres, social ID, cookie ID
• Openbare data verkregen van internet en sociale profielen
• Indien je e mails van ons ontvangt, registreren wij je interacties (open en klikgedrag)

Van klanten verwerken wij de volgende gegevens:

Indien je klant bent van ons of gebruikmaakt van onze software of dienstverlening, dan verwerken wij aanvullende persoonsgegevens. Dit zijn de volgende gegevens:

• Factuur- en betaalgegevens
• Gegevens over je activiteiten binnen onze software (open- en klikgedrag) en dienstverlening.
• Cookies

Om de gebruiksvriendelijkheid van onze website te verbeteren en om de inhoud van onze communicatie aan te passen, gebruiken wij cookies. Een cookie is een (tijdelijk) tekstbestand dat op je desktop of je mobiele apparaat wordt geplaatst. Hiermee houden wij surfgedrag bij van onze bezoekers. Hierbij kun je denken aan de duur van het websitebezoek, het aantal pagina’s dat wordt bezocht, geografische informatie en het browsertype.

Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?

Wij gebruiken je persoonsgegevens, om de services te kunnen leveren waar je om vraagt. Bijvoorbeeld voor het versturen van (gepersonaliseerde) e-mailings waarvan wij denken dat het relevant voor je is. Wij gebruiken je gegevens om je te kunnen informeren over andere producten of services die worden aangeboden door Flowmailer en haar partners, en om je belangrijke uitnodigingen te sturen om deel te nemen aan onderzoeken of evenementen met betrekking tot het Flowmailer producten- en dienstenaanbod. Als je een klant, gebruiker of partner bent van Flowmailer, dan gebruiken wij je gegevens ook voor het informeren over software updates.

Je persoonsgegevens worden door Flowmailer verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Voor het uitvoeren van de met jou gesloten overeenkomst(en), waaronder facturatie.
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (administratie- , bewaar- en belastingplicht).
• Om met je te kunnen communiceren via verschillende kanalen (telefoon, post, e-mail, social, website, binnen onze software) vanuit zowel een service- als marketingoogpunt.
• Om de inhoud van onze communicatie met jou aan te passen met datgene waarvan wij denken dat het voor jou relevant is. Bijvoorbeeld om je te informeren over nieuwe en/of aanvullende producten en/of diensten of de voor jou meest relevante advertentie te kunnen laten zien.
• Om je te kunnen helpen met (support-) vragen.
• Om onze software en dienstverlening te verbeteren.
• Verplichte verstrekking

Wanneer wij je om persoonsgegevens vragen, dan maken wij per situatie kenbaar of de verstrekking van de gegevens noodzakelijk of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien de gegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat Flowmailer niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doeleinden.

Uitwisseling met derden

Wij verstrekken, verkopen, verhuren of leasen je persoonsgegevens nooit aan derden, tenzij we wettelijk verplicht zijn om gegevens te verstrekken of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit zijn geen ‘derde ontvangers’ maar ‘verwerkers’. Deze verwerkers gebruiken de gegevens niet voor eigen doeleinden en verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de opdracht van Flowmailer.

Gegevens binnen de EER

Je persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt binnen de Europees Economische Ruimte (EER) of landen waarvoor een adequaatheidsbesluit geldt.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Flowmailer maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming door profilering.

Bewaartermijn

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dat noodzakelijk.

Beveiliging van persoonsgegevens

Flowmailer heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking, waaronder:

• Flowmailer is volledig ISO 27001 gecertificeerd voor alle processen en alle systemen op kantoor én op ons technisch platform. Je kunt ons certificaat in onze software bekijken. Op de website van de auditor DNVGL kun je de geldigheid én de scope van ons certificaat bekijken.
• Flowmailer heeft officieel het DDMA Privacy Waarborg keurmerk ontvangen. Met dit keurmerk tonen we aan dat we persoonsgegevens op een zorgvuldige en transparante wijze inzetten, dat we op een correcte wijze omgegaan met persoonsgegevens die gebruikt (kunnen) worden voor reclamedoeleinden, en dat we handelen volgens alle geldende privacy regels. Aan de hand van een handhavingsreglement wordt door de DDMA beoordeeld of wij ons aan de strenge regels en wettelijke verplichtingen houden.
• Onze website en software heeft een SSL-certificaat die bezoekers en gebruikers de garantie geven dat (persoonlijke) gegevens via browsers via HTTPS worden verzonden, waardoor informatie wordt gecodeerd en beveiligd.

Rechten van betrokkenen

Informatie en inzage

Je hebt het recht op informatie en inzage van de persoonsgegevens die we van jou verwerken. We vertellen je daarbij graag hoe en waarom we die gegevens verwerken.

Rectificatie

Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Vergetelheid en beperking

Je hebt het recht om aan ons te vragen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben geheel of gedeeltelijk te verwijderen. Het kan zijn dat we je persoonsgegevens niet volledig kunnen verwijderen, omdat we sommige gegevens nog wel moeten verwerken voor andere doeleinden. Bijvoorbeeld administratie of andere wettelijke verplichtingen.

Bezwaar (verzet)

Het recht van bezwaar houdt in dat je bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens. Je hebt dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op (1) je expliciete toestemming, (2) de noodzakelijkheid ervan ten aanzien van de uitvoering van een overeenkomst (3) het voldoen aan wettelijke verplichtingen of (4) het beschermen van vitale belangen van jezelf of anderen. Wanneer je bezwaar maakt tegen het gebruik van je persoonsgegevens om je te informeren over onze activiteiten en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan honoreren wij dit altijd. Je kunt de verdere ontvangst van (marketing-) e-mails van Flowmailer voorkomen door de te klikken op de afmeld link in iedere commerciële e-mail die je van ons ontvangt. Je gegevens worden vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden gebruikt. Wanneer je bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van je persoonsgegevens, dan beoordelen wij of wij aan je bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan ons om aan te tonen dat we, ondanks je bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in je voordeel uitvalt, dan staken wij de verwerking van je gegevens.

Overdraagbaarheid

Je hebt het recht om de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van je verwerken op grond van je toestemming of een met jou gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de gegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). Je bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Uitoefening van de rechten

Het uitoefenen van de rechten is voor jou kosteloos, behoudens misbruik. Je oefent de rechten uit door contact met ons op te nemen.

Termijnen

Wij zullen je vragen/verzoeken in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van je vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij je hierover binnen een maand informeren.

Identificatie

Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van je identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Om de afhandeling van je verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we je dan ook op voorhand een kopie van je identiteitsbewijs op een veilige manier mee te zenden.

Individuele afweging bij ieder verzoek

We wijzen je er op dat het de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan je kenbaar maken. Het recht van bezwaar tegen gebruik van gegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.

Wijzigingen

Flowmailer houdt zich het recht voor dit privacy beleid aan te passen. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina doorgevoerd. De meest recente wijzigingen dateren van 12 juli 2019. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website. Flowmailer kan je persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in dit privacy statement. In dat geval nemen wij contact met je op alvorens je gegevens te gebruiken voor deze nieuwe doeleinden, om je op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om je de kans te bieden je deelname te weigeren.

Contact en vragen

Als je vragen hebt over dit privacy statement of ons privacy beleid, of een beroep wilt doen op één van je wettelijke rechten, kun je contact met ons opnemen via onderstaande gegevens:

Flowmailer B.V.
Van Nelleweg 1
3044 BC Rotterdam
010 307 45 50
hello@flowmailer.com

‍